Vous devez acheter une caisse enregistreuse avec boîte noire et vous avez besoin d’aide ?
Vous vous demandez quelles questions poser aux représentants qui vous proposent un système de caisse enregistreuse ?
Voici 5 conseils pratiques très utiles :
1. Comment s’assurer que le système est agréé ?
Vous trouverez ici la liste officielle des systèmes de caisses enregistreuses (SCE) actuellement certifiés par le SPF Finances.
Attention, vérifiez également le numéro de version du logiciel car certaines marques sont agréées, mais pas pour toutes leurs versions.
2. Qu’en est-il du support technique ?
Depuis que votre système doit être lié au fisc via la « boîte noire« , il vaut mieux s’assurer d’avoir un support technique de qualité afin de pouvoir poser toutes vos questions mais également obtenir de l’aide en cas de problème.
Avant de signer votre contrat, demandez à votre vendeur un descriptif complet du support technique ainsi qu’un détail complet des coûts et surcoûts éventuels. En effet, le type de support peut varier fortement d’un contrat à l’autre.
– Est-ce que le support technique propose un support téléphonique. Si oui quels sont les horaires de disponibilités
– Y-a-t-il un support par email et/ou un support à distance par Internet
– Quels sont les délais moyens et maximum d’intervention
– Est-ce que l’assistance sur site est comprise dans le prix. Si non, quel est le coût horaire du technicien et quels sont les horaires d’intervention sur site
– Y-a-t-il des frais de déplacement supplémentaires
– Quelle type de garantie y-a-t-il sur le matériel informatique.
– En cas de problème technique bloquant sur votre système, est-ce que le service inclut un prêt de matériel en attendant la réparation ou est-ce que je devrai me débrouiller sans système de caisse.
– Si votre système rend l’âme, y-a-t-il une sauvegarde de vos données automatique sur Internet ou perdez-vous l’intégralité? Quelle est la fréquence des sauvegardes?
De nombreuses formules existent, faites vos calculs en fonction de vos besoins.
Lorsque vous signez votre contrat, assurez-vous que tout est clairement détaillé, sans ambiguïtés.
Attention : un support technique gratuit cache souvent des frais cachés et/ou un support médiocre. Rappelez-vous que rien n’est jamais réellement « gratuit ».
3. Et les mises à jour logiciel ?
La technologie évolue rapidement, la loi SCE peut également évoluer.
Assurez-vous que les mises à jour soient incluses dans votre contrat. Si non, demandez le coût d’une mise à jour future du logiciel.
Pour les logiciel sur tablettes, que se passera-t-il lorsque vous devrez remplacer votre tablette et/ou en cas d’upgrade de l’OS, est-ce que le logiciel sera toujours compatible?
4. Revendeur ou fabricant ?
N’hésitez pas à demander au représentant s’ils sont fabricants ou revendeurs de la marque du système de caisse enregistreuse. En général, il vaut mieux signer vos contrats directement avec le fabricant. Un fabricant maîtrisera toujours beaucoup mieux son propre système qu’un revendeur, et les prix seront souvent plus intéressants.
Attention : il se peut que certains revendeurs ne s’occupent pas du tout du support technique. Si rien dans vos contrats ne mentionnent un support technique, demandez plus de détails. Ayez toujours une preuve écrite et signée (e.g. contrats) de ce qu’on vous promet oralement.
5. Et pour l’installation ?
Afin d’éviter les surprises, demandez à l’avance quels seront les coûts d’installation et qu’est-ce que cela comprend :
– Comment cela se passe-t-il pour l’encodage de vos menus/cartes, est-ce prévu dans le package d’installation ou devez-vous le faire vous-même
– Est-ce que l’installation, la configuration et la mise en service sont inclus dans le prix
– Est-ce qu’il y aura des frais de déplacement ou tout autre frais supplémentaire
– Une formation pour vos employés est-elle comprise dans le prix.
– Y-a-t-il un suivi pour le raccordement, la configuration et l’activation de la boîte noire. Est-ce compris dans le prix
Tout ceci est bien sûr à prendre en compte dans le coût global de votre système de caisse enregistreuse.
Demandez toujours une offre complète avant de signer un contrat.